La confidentialité des comptes permet à certaines entreprises de limiter la publicité de leurs documents comptables après leur dépôt annuel. Elle ne supprime ni le dépôt auprès du registre, ni l'accès des administrations et autorités habilitées. Elle encadre seulement ce que le public peut consulter.
Une micro-entreprise au sens comptable peut demander la confidentialité de l'ensemble de ses comptes si elle ne dépasse pas au moins deux des trois seuils suivants: 450 000 € de total de bilan, 900 000 € de chiffre d'affaires net et 10 salariés. Une petite entreprise peut seulement masquer son compte de résultat lorsqu'elle respecte au moins deux des seuils suivants: 7,5 millions d'euros de bilan, 15 millions d'euros de chiffre d'affaires et 50 salariés. Son bilan reste public.
Ces catégories comptables ne se confondent pas avec le régime fiscal et social de la micro-entreprise individuelle. Un changement de catégorie suppose en principe le dépassement d'au moins deux seuils pendant deux exercices consécutifs.
Comment demander la confidentialité
La déclaration doit accompagner les comptes au moment de leur transmission au registre. Le formulaire est gratuit et doit être renouvelé pour chaque exercice. La formalité de dépôt reste soumise aux frais réglementaires de greffe, de diffusion au RNE et de publication au BODACC. L'émolument de greffe est de 5,05 € HT avec ou sans déclaration de confidentialité. Le total applicable est confirmé au moment du paiement sur le Guichet unique ou par le greffe pour un dépôt papier. Une demande déposée après publication ne permet pas de rendre rétroactivement confidentiels des comptes déjà accessibles.
Le greffier peut refuser une déclaration incomplète ou présentée par une entreprise qui ne respecte pas les critères. Ce refus n'annule pas le dépôt: les documents sont alors publiés selon le régime ordinaire. Le non-dépôt reste passible d'une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive, ainsi que d'une injonction sous astreinte.
Ce dont grapr tient compte
grapr détecte les avis de dépôt publiés au BODACC, y compris lorsqu'une partie des comptes devient confidentielle. Lorsque les documents financiers sont accessibles, le service lit la trésorerie, le chiffre d'affaires, le résultat et les capitaux propres. Quand ils ne le sont pas, grapr n'invente pas les chiffres manquants et ne présente pas une estimation comme une donnée de bilan.
La confidentialité crée donc une limite de couverture explicite. Les registres publics peuvent aussi être incomplets ou publiés en retard. La page Données expose ces limites et les sources officielles utilisées.